تضمنت أنواع الوثائق ودرجات السرية لها

عقدت وكالة جامعة الباحة، مُمثلة في مركز الوثائق والمحفوظات، اليوم، ورشة عمل بعنوان “نشر الوعي الوثائقي في الأجهزة الحكومية”، بالمسرح الرئيس بالمدينة الجامعية.

جاء ذلك برعاية رئيس جامعة الباحة الدكتور عبد الله بن يحيى الحسين، بحضور وكيل الجامعة الدكتور عبد الرحمن بن محمد الشرفي، ومساعد وكيل الجامعة الدكتور أحمد ساعد الغامدي، وعدد من عمداء الكليات ومديري العموم والإدارات، ومنسوبي ومنسوبات الجامعة.

وأكد رئيس الجامعة الدكتور عبد الله بن يحيى الحسين، في كلمته، دور مركز الوثائق والمحفوظات في جمع وثائق الجامعة وتنظيمها وحفظها لتسهيل الحصول عليها، وفق أحدث التقنيات.

وقال إن التوثيق يعد مكونًا أساسيًّا في الأسس التي بنيت عليها رؤية المملكة 2030، لإتاحة المعلومات وتنظيم تبادلها واستثمارها والاستفادة منها في تحقيق الرؤية الطموحة نحو الوصول لمجتمع المعرفة ومشاركة المعلومات.

وأشاد بدور المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، مؤكدًا تطلع جامعة الباحة إلى العمل على المزيد من التنسيق بينها وبين المركز لتقديم ورش عمل ودورات تدريبية لمنسوبي الجامعة لرفع الوعي الوثائقي.

بدوره قال وكيل الجامعة الدكتور عبد الرحمن بن محمد الشرفي: إن الهدف من الورشة تطوير خبرات منسوبي ومنسوبات الجامعة في مجالات التعامل مع الوثائق، والعمل على شرح وتطبيق آليات المركز الوطني للوثائق والمعلومات، في كل ما يخص التعامل مع الوثائق.

وأضاف وكيل الجامعة أن لمركز الوثائق والمحفوظات دورًا هامًّا في عملية صنع واتخاذ القرار، وتعزيز مبدأ مشاركة المعلومات والشفافية بين الأجهزة الحكومية في خدمة البناء المعرفي للمجتمعات.

وشدد الدكتور “الشرفي” على أهمية توثيق جميع المستندات والوثائق التاريخية للجامعة منذ نشأتها عن طريق مركز الوثائق والمحفوظات بالجامعة؛ تنفيذًا للقرارات والأوامر الملكية السامية الكريمة.

عقب ذلك انطلقت الورشة التي قدمها مدير إدارة خدمات الوثائق بالمركز، خالد بن محمد الجبالي، ومدير الإدارة العامة لاستقبال وتنظيم الوثائق بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات حسام بن عبد الرحمن السياري.

وتضمنت الورشة عددًا من المحاور؛ منها إنشاء نظام الوثائق والمحفوظات، وأنواع الوثائق سواء كانت مالية أو إدارية أو تخصصية، ودرجات السرية لها، والبرنامج الأرشيفي، وأهمية دمج الوثائق والاتصالات الإدارية في الجهاز، إضافة إلى عرض آلية جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطتي التصنيف والترميز.

وإعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها، وكذلك توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقاً للوائح المركز.

وكرم رئيس الجامعة الدكتور عبد الله بن يحيى الحسين، ووكيل الجامعة الدكتور عبد الرحمن بن محمد الشرفي، المشاركين خالد الجبالي وحسام السياري، بدرع تذكاري وشهادة شكر من الجامعة.