وجهت لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها لعام 1445هـ، التي أقرها مجلس الوزراء أخيراً، بتمييز موضوعات المراسلات المستعجلة ببطاقة ذات لون أصفر يكتب عليها درجة الاستعجال، ويتطلب الأمر تسليمها حالاً، وتقسم من حيث الاستعجال إلى ثلاث درجات، هي «حالاً»، و«عاجل جداً» و«عاجل» وتتولى الوحدة الإدارية المعنية في كل جهاز تحديد الموضوعات التي تدخل في أي درجة من درجات الاستعجال الثلاث.

وشددت على عدم استعمال الألفاظ الدالة على التبجيل في المراسلات الحكومية سواء كانت ورقية أو إلكترونية، ونبهت على ضرورة أن يُراعى في صياغة الرسالة تجنب الإسهاب الممل والاختصار المخل، وألا يستخدم أي لفظ أجنبي ما لم يكن له مسوغ، وأن تكون الألفاظ والمعاني واضحة ولا تتنافى مع أحكام الشريعة الإسلامية، وأن تكون سليمة من حيث الألفاظ والتراكيب.

وعرفت اللائحة المراسلات بأنها أي مكاتبة ورقية أو إلكترونية بين طرفين مرسل ومرسل إليه، يكون أحدهما أو كلاهما جهة رسمية، وتحتوي على معلومات معينة سواء كان مصدرها وزارة أو مؤسسة أو هيئة عامة أو مصلحة حكومية لها شخصية اعتبارية، أو أياً من الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية أو الاعتبارية.

ووجهت اللائحة بتوحيد نوع الخط ومقاسه في مضمون الرسالة، وأن تخلو من الكشط أو التعديل بعد اعتمادها أو توقيعها أو تصديرها، وعند الحاجة يكون التعديل أو الإضافة برسالة لاحقة، وأن يكون التركين والتوقيع في الأماكن المخصصة لهما.

ونبهت على أن تقتصر الرسالة على موضوع واحد، إلا إذا تطلب الأمر غير ذلك، وأن يشار فيها إلى خلفية الموضوع والنصوص النظامية التي تحكمه إذا تطلب الأمر ذلك، ويراعى في الرسالة أن لا يدون عليها سوى بيانات الوارد، وأن تدون الشروح والتوجيهات على نموذج معد لهذا الغرض.

ونبهت على أنه لا يفتح المراسلات السرية، إلا من وجهت إليه الرسالة أو المختص الذي أذن له بفتحه، ولا يفتح الطرود والظروف المختومة إلا الجهة المختصة بمعالجة الموضوع، ويدون رقم قيد الوارد للمراسلات السرية على الظرف، ويكتب في حقل الموضوع (سري)، وعند فتح المختص لها يدون عليها رقم قيد الوارد وتاريخه، ولا يعطى للرسالة أو للمعاملة الواردة؛ أكثر من رقم قيد واحد في الجهاز نفسه، ويعد هذا القيد السمة التي تميز الرسالة أو المعاملة من غيرها ويجري تتبعها من خلاله، لا يتخذ أي إجراء على الرسالة الواردة قبل قيدها في سجل الوارد، ما عدا الحالات التي يرى رئيس الجهاز أو من يفوضه اتخاذ إجراء في شأنه، وأن تدون المعلومات اللازمة عن الرسالة الواردة على نموذج الإحالة والشروح بالمقاس المعتمد للورق، ويرافق الرسالة حال تسجيلها، ويخصص فيه حقل لـ (الشرح، والتاريخ)، والتوقيع يكفي لتدوين الشروحات لأصحاب الصلاحية بالتتالي في خطوط مستقيمة.